Hur fungerar skaderegleringen för ett företag som drabbats av en omfattande försäkringsskada? Finns det något man bör tänka på i förväg — innan katastrofen är ett faktum? Och hur kommer man lättast igång med dialogen med försäkringsbolaget efter en storskada? Sak & Liv har talat med Magnus Bringhammar, CFO och vice VD i Polarbrödskoncernen och projektansvarig från företagets sida kring skadehanteringen efter den förödande eldsvådan vid Polarbröds bageri i Älvsbyn i augusti.
Natten till den 24 augusti i år inträffade det som inte fick hända.
Allt var förberett för invigningen av en ny modern produktionslinje vid Polarbröds bageri i Älvsbyn som kostat 150 miljoner kronor. Press, radio och tv hade kallats till Älvsbyn för att rapportera om den nya storsatsningen.
Men istället inträffade en katastrofal brand — där hela bageriet i Älvsbyn förstördes av eldsvådan.
Brandkatastrofen har drabbat företaget och bygden hårt; en mängd anställda har tvingats lämna sina jobb.
Exakt vad som orsakade branden och hur det kunde gå så illa analyseras just nu i flera olika utredningar.
Bageriets försäkringsbolag Länsförsäkringar Norrbotten arbetar med sin översyn för att klarlägga brandorsaken, Myndigheten för samhällsskydd och beredskap har inlett en egen granskning för att se vilka slutsatser som går att dra inför framtiden.
Från Polarbröds sida fattade man nästan omedelbart beslut om att bageriet skulle byggas upp igen. Arbetet inleddes för att påbörja uppförandet av en ny anläggning på samma plats och företaget har arbetat intensivt med alternativa produktionslösningar i väntan på att allt ska vara klart — de inledande uppskattningarna talade om att det kunde dröja runt två år innan ett nytt bageri i Älvsbyn kan tas i bruk, även om en första etapp kan vara igång inom ett år.
Centralt i bolagets kamp för att komma tillbaka är bolagets försäkringsskydd och vilka kostnader som kan täckas av försäkringen. Ända sedan branden inträffade har Polarbröd haft en intensiv dialog med Länsförsäkringar Norrbotten om de åtgärder man vidtar och om planeringen framåt.
CFO och Vice VD i Polarbrödsgruppen Magnus Bringhammar har ända sedan start varit den ansvarige från Polarbröds sida när det gäller diskussionerna med försäkringsbolaget.
Hur tänker du i dag när det har hunnit gå snart två månader efter branden?
— I det ögonblick jag fick veta att fabriken var på väg att brinna ned, då kändes det väldigt tomt. Till att börja med var det svårt att fatta. Men det tog ändå inte särskilt lång tid att ställa om och istället tänka att det här ska vi lösa. Det gällde faktisk alla i organisationen. Vi tog tag i det som behövde göras och det kändes väldigt positivt mitt i allt det tråkiga. I grunden blev det en otroligt positiv känsla. Vi stöttar varandra samtidigt som det gemensamma målet är väldigt tydligt.
— Redan dag ett gav ägarna besked om att bageriet skulle återuppbyggas. Därefter har vi satt högsta fart med processen för återuppbyggnaden — och är kanske i dag mer positiva i dag än vi var inledningsvis. Vi jobbar väldigt hårt och det går inte säkert att säga i dag hur lång tid det kan ta, men det viktiga är att vi verkligen sätter till alla klutar för att komma tillbaka så snart vi bara kan. Det finns en väldig energi i organisationen, och det känns väldigt positivt mitt i en så omfattande katastrof som vi har drabbats av. Det ger energi till en själv att arbeta vidare.
— Nu har vi lyckats formera oss på ett sådant sätt att vi ser att vi kan ta oss framåt. Vi har en väldigt tät kontakt med försäkringsbolaget och är inte rädda för att ställa alla olika frågor som behövs.
Vilken bild har du i dag av hur samarbetet med försäkringsbolaget har fungerat efter branden?
— Jag tycker att det överlag har fungerat bra. Från vår sida hade vi ingen erfarenhet alls av att hantera den här typen av försäkringsskador. Visst har vi drabbats av mindre skador tidigare, men en totalskada i den här storleksordningen är det — tack och lov — väldigt få som har erfarenhet av.
— I inledningsskedet har dialogen handlat mycket om att vi ska få klart för oss vad en försäkring egentligen täcker. Vi lär oss hela tiden i våra möten med bolaget, på så vis fungerar det som en utbildning i försäkringskunskap för oss själva. Vad täcker en avbrottsförsäkring? Vad täcks egentligen av en maskinförsäkring?
Enligt Magnus Bringhammar är det en utmaning att anslå de resurser som krävs för att hantera försäkringsfrågorna, när det samtidigt är en rad andra akuta frågor i organisationen som måste lösas.
— Vi kom i gång väldigt snabbt efter branden. Länsförsäkringar använder sig ju av olika underkonsulter eftersom det är en så stor skada och vi lyckades gemensamt sätta ihop en fungerande grupp med personer hos oss samtidigt som Länsförsäkringar gjorde detsamma hos sig. Jag tycker att vi har haft en väldigt tät dialog som har fungerat bra. Men det är en utmaning från vår sida att få fram alla de resurser som behövs för att kunna bistå vid skaderegleringen. Med en så här stor skada blir hela organisationen påverkad och försäkringsdelen kräver väldigt mycket från vår sida för att de i försäkringsbolaget som arbetar med skaderegleringen ska kunna göra sitt jobb.
Kan du säga något om vilka frågeställningar som har varit de mest betydelsefulla hittills i diskussionerna med bolaget?
— Vårt projekt när det gäller skadehanteringen har hittills gått igenom flera olika faser. Först var det en krisfas, när det mesta var kaos direkt efter branden. Sedan har vi successivt hittat former för samarbetet. Nu är vi inne i en fas där vi resonerar om olika aspekter på vad som täcks av våra försäkringar. Det är uppenbart att försäkringarna för maskiner och fastigheter är lite enklare – där handlar det om att definiera den påse med pengar som ska täcka kostnaderna. Avbrottsförsäkringen är betydligt mer komplex. Vi vet ju inte i dag hur längre avbrottet pågår och det är bedömningsfrågor kring vilka kostnader för åtgärder som vidtas nu som kan täckas av försäkringen. Då behövs det en tät dialog.
— Man kan också konstatera att våra interna system till viss del inte är uppbyggda för att ge svar på den typ av frågor som ett försäkringsbolag vill ha svar på vid skaderegleringen. Det betyder att det blir ett omfattande arbete från vår sida för att ta fram den informations som behövs.
Tänker du nu att ni egentligen borde ha byggt upp era system på ett annat sätt för att snabbt kunna ge de svar som krävs vid en katastrofsituation som den ni har drabbats av?
— Ja, kanske skulle vi ha tänkt annorlunda när det gäller hur våra anläggningsregister är uppbyggda. Hur dokumenterar man sina anläggningar bäst? All dokumentation ska ju fram nu i samband med skadehanteringen och om man redan från början har systematiserat det hela på ett bra sätt blir det enklare att hantera. Så ska man vara efterklok borde vi nog ha gjort på ett annat sätt. Men det är så klart inte alltid man kan ha en aning om i förväg vad ett försäkringsbolag kan komma att fråga om. Det viktiga nu är att se vad vi kan förbättra i vårt bageri i Bredbyn och att göra alla rätt i vårt nya bageri i Älvsbyn.
— Något som har varit oerhört viktigt för oss är att vi har haft all dokumentation digitalt och inte heller lagrad bara lokalt — så att inte allt brinner upp i händelse av en brand. Om man bara har allt på papper som förstörs i en eldsvåda, blir det närmast omöjligt att kunna ge en vettig bild av historiken. Men det är ju så mycket lättare i dag att arbeta med digital dokumentation i molnlösningar än för bra några år sedan.
Går det att säga redan nu om det är på någon punkt som företagets och försäkringsbolagets bild av försäkringsskyddet och skaderegleringen skiljer sig åt?
— Nej, det kan jag inte säga. Det är ju möjligt att det kan bli en slutdiskussion kring avbrottsdelen eftersom den är så komplex. Men där är vi inte alls i dag. Och jag tror inte det kommer att hända att vi blir osams. Försäkringsbolaget och vi har ju i grunden samma syfte när det gäller avbrottet, nämligen att vi ska komma igång igen med vår verksamhet så snart som möjligt. Möjligtvis kan det komma att bli någon mindre fråga som vi har olika meningar om i ett senare skede, men jag har svårt att se det i dag. För oss handlar det om att komma tillbaka till där vi var och för dem att betala så lite som möjligt för avbrottet. Vi har som högsta prioritet att komma tillbaka till marknaden igen.
Vad har ni fått för besked hittills om tidshorisonten ser ut för Länsförsäkringars utredningar?
— Jag bedömer att det inte är så långt borta, förmodligen handlar det om ett antal veckor.
Polarbröd har ju anlitat Söderberg & Partners i Piteå för upphandlingen och översynen av försäkringsskyddet. Vad kan du säga om förmedlarens roll hittills i samband med skaderegleringen?
— Jag skulle säga att för oss har de en jätteviktig roll. De har varit med i väldigt många år i vår verksamhet och sett över vårt försäkringsskydd löpande. Den historik de har om oss och om vårt försäkringsskydd är oerhört betydelsefull, och de har varit till väldigt stor hjälp för oss i samband med dialogen med försäkringsbolaget. Kontaktytan med förmedlarna har i det här fallet varit viktigare än vad jag kanske hade kunnat tro. Jag har börjat inse att deras roll är väldigt viktig, bland annat när det gäller att hjälpa oss att förstå försäkringsvillkoren. Vi har haft veckovisa kontakter och de har sett till att vi tillsammans kan ställa rätt frågor till bolaget och vara en kunnig part i diskussionen. Vi har ju inte den kompetensen hos oss internt utan behöver en egen expertpartner att bolla med.
Vilket råd kan du ge till andra företag om hur man bör organisera sig för att hantera skaderegleringen så bra som möjligt efter en storskada?
— Internt för vår del har det utvecklats till att vi har satt upp en egen liten ledningsgrupp för kontakterna med försäkringsbolaget. Man tänker kanske inte från början på att det behövs många olika perspektiv från det egna bolaget — fastighetskunskap, personalfrågor och maskinkunskap. I vår projektgrupp måste vi ha en verkligt bred kompetens. Och det gäller att planera arbetet på rätt sätt med tanke på att det förutom försäkringsfrågan också finns tusen andra frågor att lösa efter branden.
— Mitt råd är att ta in så mycket kraft som möjligt från bolaget. Jag känner mig jättenöjd med att vi gjorde det redan från början. Det har gjort att vi nu kan ge snabba svar på frågor från försäkringsbolaget och vara snabba med att ta fram material.
— Innan skadan inträffar är mitt råd att inte vara för snål med försäkringen. Att minimera försäkringsbeloppen, eller försöka ligga på gränsen, det tycker jag att man ska låta bli. Det kan straffa sig om det blir allvar; då gäller det verkligen att inte får finnas någon risk för att det bedöms att man är underförsäkrad. Dokumentera allt kring värderingen av maskiner och avbrottsförsäkringar med mera. Jag tycker att vi har varit ganska duktiga på vår dokumentation och det är väldigt värdefullt i det läge vi är i dag.
— Man utgår givetvis inte från att man ska drabbas av en totalskada, det finns ju inte i mindsetet på någon. Men att anlita en professionell partner för försäkringskompetensen i samband med upphandlingen av försäkring är viktigt. På så vis får man bättre kunskap om försäkringarna och minskar risken för att man missar något viktigt.
— Ett gott råd när det gäller det akuta skedet efter en skada är att utse en tydlig projektledare. I vårt fall blev det jag som leder projektet med skadehanteringen och det är i stort sett en heltidstjänst — åtminstone i det inledande skedet. Men har man ingen internt som kan fungera som projektledare kan man ta in det utifrån. Man måste prioritera att avsätta den tid och de resurser som krävs, det här är inget som går att göra med vänsterhanden.
— Ett allmänt råd är också att man har väldigt god uppföljning av sina anläggningstillgångar — byggnader och maskiner — och dokumentationen bakåt i tiden. Det är väldigt viktigt i många olika avseenden.
Uppenbarligen är ju detta en mycket omfattande skada ur ekonomisk synvinkel. Det har nämnts att det kan handla om en av Sveriges största industriskador någonsin och har talats om försäkringsersättning på nivån 2 miljarder kronor. Vad kan du säga hittills om skadans totala omfattning?
— Jag har ingen uppfattning än om vad det kan handla om i kronor och ören, det är för tidigt att säga. Vi får avvakta och se vad det blir, värderingsprocesserna tar oerhört mycket tid. Vad är byggnaden värd, vad är maskinerna värda. Hur lång period ska avbrottsförsäkringen täcka? Det är så många faktorer.
– Jag vet bara att Länsförsäkringar talar om att det här en väldigt stor skada. Vi förstår ju också att det är många olika bolag inblandade, med olika återförsäkrare, och att många har ett intresse för vad som händer kring branden och skaderegleringen.